昇進試験の小論文と業務改善提案で差がつく合格答案の書き方

管理職試験で、小論文や業務改善提案を課す企業や自治体は少なくありません。

ところが、いざ対策を始めると、手が止まりやすい科目でもあります。

「小論文と業務改善提案って、書き方を変えるの？」
「文章が得意な人のほうが、やっぱり有利？」
「自部署の課題と言われても、何を選べばいいんだろう」

過去問を前にして、このあたりで悩む方は多いですね。

私自身、昇進試験を受ける立場も、人事や管理職選抜で評価に関わる立場も経験してきました。
受験者の答案を添削してきた中で、何度も感じたことがあります。

それは、文章のうまさ以上に、「この人は管理職になったら、どう考え、誰を動かし、職場をどう変えるのか」が答案から見えるかどうかです。

言葉遣いがきれいでも、そこが見えない答案は印象に残りにくい。
一方、多少文章に不器用さがあっても、課題の捉え方や打ち手に管理職としての視点が見えると、読み手は「この人ならこう動くのだな」とイメージできます。

小論文と業務改善提案は、同じ文章試験に見えて、求められるものが少し違います。

とはいえ、対策を二本立てにして最初から作り直す必要もありません。
共通して使える考え方を押さえておけば、準備はかなり整理できます。

ここから、小論文と業務改善提案で評価されやすい考え方を、実際の答案をイメージしながら見ていきましょう。

小論文と業務改善提案で評価される人は何が違う？

小論文用、業務改善提案用と分けて、最初から完成形を何本も作ろうとすると、準備量が一気に増えます。

しかも、覚えた文章と本番の設問が少しずれた途端、使いにくくなる。

先に押さえたいのは、書く対象に違いはあっても、評価者が答案から読み取ろうとする「管理職候補としての思考」にはかなり共通点があるということです。

小論文と業務改善提案は、見られるポイントが少し違う

名称や出題形式は企業・自治体によって変わりますが、おおまかには次のように整理できます。

	小論文	業務改善提案
主に問われること	テーマに対する考え方・判断	職場の課題を改善する力
出発点	設問・テーマ	実際の業務や職場
特に意識したい部分	論理・管理職としての視点	課題設定・具体策・実現性
共通する視点	課題を捉え、人と組織を動かし、成果につなげる

小論文では、与えられたテーマに対して、自分はどう考えるのかを筋道立てて示します。

一方、業務改善提案では、自分の職場や業務を見渡し、「どこを変えるべきか」「どう変えるか」まで具体化していく。こちらは実務との距離が、より近いですね。

ただ、どちらにも使いやすい考え方があります。

現状 → 課題 → 原因 → 施策 → 成果

この流れです。

たとえば「若手社員の育成」がテーマだとしましょう。

「若手が育っていない」と書いたところで止まると、職場への不満を述べたようにも見えます。

今どんな状態なのか。
何を課題として捉えるのか。
その状態を生んでいる原因は何か。
管理職として何をするのか。
そして、どこまで変えたいのか。

ここまでつながると、答案に一本の軸が通ります。

小論文でも業務改善提案でも、この考え方は使えます。

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小論文の構成そのものを詳しく確認したい方は、「管理職試験の論文で評価される書き方と本番で迷わない答案構成」も参考にしてください。

評価者が知りたいのは、昇進後にどう動く人なのか

管理職試験というと、「きちんとした文章を書かなくては」と構えてしまう方がいます。

もちろん、読み手に伝わる文章であることは大切です。

ただ、評価する側が知りたいのは、作文力の高さよりも、その人が管理職になったときの考え方です。

たとえば、職場に問題が起きたとき。

目の前に見えている現象を、そのまま問題と決めつける人なのか。
もう一段掘って、背景や原因を探る人なのか。

自分が頑張れば解決すると考える人なのか。
それとも、部下や同僚、関係部署の力を使いながら、組織として動かそうとする人なのか。

施策を出して終えるのか。
実施した後の変化まで追いかけるのか。

答案には、こうした仕事の進め方が意外なほど出ます。

たとえば、「情報共有が不足している」という課題に対して、

自分から積極的に声をかけ、情報共有を徹底する

と書いたとします。

やる気は十分伝わります。
ただ、管理職候補の答案として読むと、「本人が忙しくなったら、また元に戻ってしまわないだろうか」と気になるところです。

そこで、

週次ミーティングで案件の進捗と懸念事項を共有する。
追加対応が必要な案件は担当者と期限を決め、重要案件は関係部署にも共有する。
翌週のミーティングで対応状況を確認する

と書かれていたらどうでしょう。

誰が、いつ、何をするのかが見えてきます。
本人が声をかけ続けるという話から、職場の運用へ変わっていますね。

評価者が読み取りたいのは、こういう部分です。

その人の頭の中で、判断から行動までがどうつながっているか。

ここが見える答案は、管理職になった後の姿を想像しやすくなります。

惜しい答案には共通する癖がある

答案を添削していると、「言っていることは分かる。でも、もう一歩ほしい」と感じるものによく出会います。

よく見かけるのは、次の5つです。

たとえば「職場のミスが増えている」というテーマで、

私はこれまで以上に確認を徹底し、ミスを減らしたい

と書けば、責任感は伝わります。

ただ、昇進後も本人が1件ずつ確認し続けるのでしょうか。
管理職になれば、自分の仕事も増えます。
部下の案件も見なければいけません。

そこで、

ミスが発生している工程を確認し、発生頻度の高い作業についてチェック方法を統一する。
一定期間は上司による確認を加え、ミス件数の推移を見ながら手順を見直す

まで広げる。

すると、「自分が頑張ります」という話から、「職場の仕組みを変えます」という話に変わります。

優秀な担当者としての答えと、管理職候補としての答え。
その差は、こういうところに出やすいですね。

管理職として求められる役割そのものを整理したい方は、「管理職試験で差がつく 昇進後の役割の考え方と面接での伝え方」も参考にしてください。

小論文は「設問を外さず管理職視点まで書く」が攻略の軸

小論文で怖いのは、何も書けないことより、たくさん書いたのに設問への答えが薄いことです。

練習してきたテーマに近い問題が出ると、つい「これは書ける」と勢いよく書き始めたくなります。

ところが、設問をよく見ると、練習時とは少し聞かれ方が違う。

そのまま覚えてきた内容を当てはめると、文章としては整っているのに、採点する側には「聞いたことに答えていない」と映ることがあります。

書き始める前に、設問をいったんほどく

たとえば、次のような設問が出たとします。

あなたの職場における人材育成上の課題と、管理職として取り組むべきことを述べなさい

ここで拾いたい言葉は4つ。

「あなたの職場」
「人材育成上の課題」
「管理職として」
「取り組むべきこと」

この設問で、人材育成の重要性を一般論として長く書いても、中心部分にはなりません。

聞かれているのは、「あなたの職場では何が起きているのか」「その課題に、管理職としてどう向き合うのか」です。

試験会場では時間が気になります。
だからこそ、いきなり本文へ入るより、設問を読んだ段階で「何を答える問題か」を数語でメモしておくほうが安全です。

数十秒でかまいません。

このひと手間で、「途中まで書いてから、質問とずれていたことに気づく」という痛い展開を避けやすくなります。

準備してきた知識は使う。
ただし、文章そのものを持ち込む感覚は捨てる。

本番では、持っている材料を設問に合わせて組み直す。
こちらのほうが応用が利きます。

「現状→課題→原因→施策→成果」で話を一本につなぐ

設問から答えるべきことを拾えたら、次は答案の骨組みです。

人材育成を例にすると、こんな流れになります。

この形を見ると、「5項目を書けばいいのか」と思うかもしれません。

気をつけたいのは項目数より、課題・原因・施策がきちんとつながっているかです。

原因を「育成目標が共有されていないこと」と書いたのに、対策が「外部研修を受講させる」へ飛んだらどうでしょう。

研修そのものが悪いわけではありません。
ただ、「共有されていない」という原因に対して、どう効くのかが見えにくい。

こういうずれは、書いている本人には意外と気づきにくいものです。

答案を見直すときは、

「この施策で、さっき書いた原因は変わるだろうか」

と問いかけてみてください。

答えに詰まるなら、原因か施策のどちらかを見直すサインです。

「誰が動くのか」を書くと、施策が急に具体的になる

管理職試験で答案の差が出やすいのは、施策です。

情報共有を徹底する

この一文、よく見ます。

方向性として間違ってはいません。
ただ、「それで明日から職場の何が変わるのだろう」と考えると、まだ少しぼんやりしています。

そこで、

週次ミーティングで担当案件の進捗と懸念事項を共有し、追加対応が必要な案件は担当者と期限を決める

まで書いてみる。

一気に現場の様子が見えてきますね。

さらに考えるなら、部下へ何を任せるのか。
関係部署には何を依頼するのか。
上司へどの段階で報告するのか。
進捗はいつ確認するのか。
成果を何で測るのか。

もちろん、これらを全部答案に詰め込む必要はありません。

文字数には限りがありますし、盛り込みすぎると本筋がぼやけます。

意識したいのは、施策を書いたとき、その文章の中に「動く人」がいるかです。

「実施する」「強化する」「徹底する」と書いたところで一度ペンを止めて、「具体的には、誰が何をする？」と考えてみる。

それだけで、施策の解像度はかなり上がります。

業務改善提案は「良いアイデア」より課題設定と実現性で差がつく

業務改善提案と聞くと、「人が思いつかないような改善案を出さなければ」と身構える方もいます。

そんなに奇をてらわなくても大丈夫です。

評価したいのは、アイデアコンテストのような発想力というより、職場で起きていることをつかみ、原因に手を入れ、実際に動かせる提案へ変えられるかという部分です。

むしろ、現場から離れた華やかな案より、「これなら実行できそうだ」と感じる提案のほうが説得力を持つことも多いものです。

「残業が多い」で止めず、困っている場面まで下りる

「あなたの部署の課題は何ですか」と聞かれたとき、

「残業が多い」
「若手が育たない」
「情報共有が足りない」

このあたりは、比較的すぐ思い浮かぶでしょう。

ただ、改善提案のテーマとして使うなら、もう一段下りたいところです。

たとえば「残業が多い」。

なぜ残業が増えているのでしょう。

特定の担当者に仕事が偏っているのかもしれません。
同じ情報を複数のシステムへ入力しているのかもしれない。
承認者を待つ時間が長い職場もあります。
問い合わせが一部の社員へ集中しているケースもあるでしょう。

ここまで見えてくると、「残業削減」という大きな看板から、実際に手をつける場所へ近づきます。

業務効率化、属人化の解消、人材育成、情報共有、ミス削減、顧客対応、生産性向上、コスト削減、業務標準化。

テーマはいろいろ考えられます。

ただ、試験で使いやすいのは、立派に聞こえるテーマを選んだときより、「うちの職場で、これに困っている」と具体的な場面が浮かぶテーマを選んだときです。

実際の場面を知っているテーマは、原因も施策も具体化しやすい。
ここはかなり大きな強みになります。

改善策を急ぐと、原因を置き去りにしやすい

業務改善提案でよく起きるのが、問題を見つけた瞬間に対策へ飛ぶことです。

たとえば、

「会議が長い」

という問題を見つけたとします。

そこで、

「会議は30分以内にする」

と決める。

一見すると、改善策らしく見えます。

でも、会議が長くなる原因が変わっていなければ、時計を見ながら30分を超える会議が続くかもしれません。

先に見たいのは、会議の中身です。

資料を会議中に初めて読む人が多いのか。
議題が事前に共有されていないのか。
単なる報告と、話し合って決める事項が混ざっているのか。
最終判断を誰がするのか曖昧なのか。

原因が「資料と論点の事前共有が足りないこと」なら、

「前日までに資料と論点を共有し、会議では意思決定が必要な事項を中心に扱う」

という施策がつながります。

評価する側も、施策が派手かどうかより、その施策が本人の挙げた原因に効くかを見ます。

研修をする。会議を増やす。マニュアルを作る。

便利な施策ほど、つい使いたくなります。

その前に、「今回の原因に、本当に効く？」と一度立ち止まる。
その癖をつけておくと、提案の精度が上がります。

「やります」で終わらず、実行する場面まで書く

改善案は、思いついて終わりではなく、実行方法まで詰めていく必要があります。

たとえば、

「マニュアルを作成する」

という提案。

これだけだと、誰が作るのか、いつ使うのか、作った後に役立つのかも分かりません。

では、少し先まで書いてみます。

ベテラン社員が担当している主要業務を3か月かけて標準化し、若手社員も対応できる手順書を作成する。
作成後は別の担当者が実際に業務を行い、分かりにくい部分や不足する手順を確認して修正する

ここまでくると、「マニュアルを作ります」という宣言から、改善の進め方へ変わります。

さらに、

半年後に、特定担当者への問い合わせ件数と、他の社員が代替対応できた件数を確認する

とすれば、実施後の確認まで見えます。

提案を考えるときは、誰が動くのか。
いつ始めるのか。
どう進めるのか。
どの状態になったら改善したと判断するのか。

そこまで考えておくと、答案に現場感が出ます。

読み手も「この人は実行した後まで考えているな」と受け取りやすくなるでしょう。

小論文と業務改善提案は、同じ材料から準備できる

ここまで読むと、

「それなら、小論文用と業務改善提案用で、それぞれ何本か作って覚えたほうがいい？」

と思う方もいるでしょう。

私なら、完成した文章を何本も用意するより、自部署の課題を3〜5テーマほど持っておく方法を勧めます。

たとえば、「若手育成」「業務の属人化」「情報共有」「残業削減」「顧客対応」。

自分の職場について実際に説明できるテーマを選びます。

そしてテーマごとに、現状はどうなっているのか。
何が課題なのか。
原因はどこにあるのか。
どんな施策が使えそうか。
どんな状態を目指すのか。
その中で自分は何を担うのか。

ここまで整理しておく。

小論文なら、出された設問に合わせて必要な材料を組み替えます。

業務改善提案なら、実行手順や役割分担、効果の確認を厚めにする。

こうしておけば、本番で聞かれ方が少し変わっても、ゼロから考え直す場面が減ります。

試験本番で強いのは、暗記した文章をたくさん持っている人より、自分の職場について、角度を変えて語れる人です。

「人材育成」というテーマでも、育成方法の標準化として語ることもできれば、属人化の解消として語ることもできる。
管理職としての役割を問われたら、部下への働きかけを中心に組み直せます。

材料は同じでも、問いに合わせて料理を変える。

その感覚を持っておくと、本番でかなり動きやすくなります。

ここで整理した職場の課題や自分の役割は、小論文や業務改善提案に限らず、昇進面接でも使える材料になります。

面接対策まで進めたい方は、「管理職試験の面接でよく聞かれる質問15選と評価される回答例」もあわせて確認してみてください。

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まとめ｜小論文も業務改善提案も「管理職としてどう動くか」まで考える

小論文では、書き始める前に設問をほどき、「何を答える問題なのか」を押さえます。

そこから、

現状 → 課題 → 原因 → 施策 → 成果

へ話をつなぎ、施策の中に管理職としての働きかけを入れていく。

業務改善提案では、目についた問題から改善案へ飛びつかず、一度原因を掘ります。

その原因に効く施策を考え、誰がどう実行するのか、成果をどう確認するのかまで描く。

小論文と業務改善提案では、書き方に少し違いがあります。

とはいえ、試験前に二種類の完成文章を何本も暗記するより、自分の職場について、

「何が課題なのか」
「何がその状態を生んでいるのか」
「管理職として誰をどう動かすのか」
「どこまで変えたいのか」

を言葉にしておくほうが、本番の変化に対応しやすくなります。

答案から伝えたいのは、知っている言葉の多さより、管理職として職場をどう見て、どう動かそうとしているのか。

まずは、自部署で気になっている課題を一つ選んでみてください。

そして、「現状・課題・原因・施策・成果」に分けて考えてみる。

書き始めるのは、そのあとで十分です。
そこまで整理できれば、小論文にも業務改善提案にも使える、自分自身の材料が見えてきます。

管理職試験についてよくある質問